Cuando pensamos en la mejora continua dentro de una organización, es común centrarnos en procesos, indicadores y cumplimiento. Sin embargo, existe una herramienta poderosa —y a menudo subestimada— que puede detonar mejoras reales, sostenibles y alineadas con la estrategia del negocio: la auditoría interna.

Si bien las auditorías internas son un requisito para mantener nuestro sistema de gestión en cumplimiento y mantener la certificación, estas tienen un objetivo mas profundo es su aplicación, son una herramienta practica para asegurar que los métodos, reglas, estándares y otros requisitos que la organización requiere cumplir, se cumplan de manera conforme.

Con o sin sistema de gestión las organizaciones se evalúan para comprobar el cumplimiento, pero el enfoque de las evaluaciones sin un sistema y metodología clara se dirige hacia donde está el área de interés, que por lo regular es donde se presentan problemas, incumplimientos y se hacen notar las fallas, regularmente el eslabón más débil de la cadena de valor, cuando realmente la causa raíz de esos grandes problemas por lo regular se originan en procesos anteriores por pequeños incumplimientos.

Dicho lo anterior,

¿Qué es realmente una auditoría interna?

Más allá de una simple revisión documental, una auditoría interna es un ejercicio sistemático, independiente y objetivo que permite evaluar si los procesos clave y de soporte de una organización cumplen con los requisitos establecidos (criterios de auditoria), ya sea por normas internacionales como la ISO 9001, políticas internas, compromisos con clientes y/o requisitos legales aplicables.

Definición de auditoria  (ISO 19011: 2018 3.1)

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva (3.8) y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría (3.7).

Basándonos en la definición anterior entendemos entonces que en las auditorías internas se evalúan los criterios de auditoría buscando su cumplimiento y ¿que son los criterios de auditoria?

Criterios de auditoria

• Estándares Internos
• Normativas (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, CTPAT, OEA, etc.…)
• Normativas Regulatorias aplicables
• Requerimientos específicos acordados

Pero lo más importante: una buena auditoría no solo es para detectar desviaciones, el principal enfoque debe ser encontrar con evidencia objetiva la conformidad de los criterios y por su puesto también genera aprendizaje, fomenta la reflexión y abre oportunidades de mejora y con el resultado determinar: .

• La conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de gestión con los requisitos especificados:
• La efectividad del sistema de calidad implantado para cumplir los objetivos de calidad especificados.

La evolución de los sistemas de gestión también obligó a las normas de auditorías a evolucionar y mejorar, históricamente las auditorias se enfocaban el evaluar lo que el sistema de gestión determinaba, una creencia clásica fue, “escribe lo que haces y haz lo que escribiste y ya pasaste” y los auditores se enfocaban en auditar lo escrito en su lista de verificación, cumple o no cumple. En la actualidad las auditorías a los sistemas de gestión se realizan con un claro enfoque a proceso, buscando la conformidad y reflejar el proceso y no el objeto (“cosa”).

¿Por qué son tan importantes las auditorías internas?

Por naturaleza a nadie nos gusta que nos evalúen, sin embargo, pensar que estamos avanzando y mejorando sin tener claro si estamos cumpliendo o no con los requisitos es más riesgoso, que saber si estamos avanzando sobre rieles seguros y en el camino correcto.

Algunos de los beneficios al apegarnos habitualmente a las auditorías internas son los siguientes:

• Fortalecen la disciplina operativa, el personal está habituado a rendir cuentas.
• Detectan riesgos antes de que se conviertan en problemas.
• Alinean a la organización con los objetivos estratégicos.
• Promueven una cultura de mejora continua.
• Preparan a la empresa para auditorías externas.

El auditor interno: un agente de cambio

El auditor interno ya no es solo un verificador; hoy se espera que tenga una visión integral del negocio, que comprenda los procesos más allá de los documentos y que sea capaz confirmar con evidencia objetiva la conformidad de los procesos y de generar hallazgos útiles, objetivos y accionables.

Hemos escuchado muchas veces que tal auditor tiene un criterio muy estricto, que el otro auditor es muy cuadrado, y más características de auditores, es muy pasaron, es muy barco etc.… pero hemos dado en conclusión que el mejor auditor es el que no tiene criterio, sino aquel que se apega al criterio de la auditoria.

Como coloquialmente se dice el auditor siempre tiene que encontrar algo, si en una auditoria el auditor concluye la auditoria mencionando que no encontró nada, entonces la auditoria no agrega valor a la organización.

Sin embargo, no debemos perder el enfoque, el auditor debe concluir la auditoria con los resultados de la misma.

Resultados de la auditoría (antes hallazgos): resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada (3.9) contra los criterios de auditoría (3.7)

Cuando el auditor termina la auditoria y se le cuestiona ¿qué encontraste? Las respuestas esperadas son:

• Encontré que cumple porque tengo evidencia objetiva, datos del cumplimiento.
• Encontré que no cumple, porque tengo evidencia del incumplimiento vs los criterios de auditoría.
• No encontré datos para evaluar el proceso, tengo que regresar cuando este implementado y con evidencia el proceso.

Entonces, el auditor siempre tiene que encontrar algo, y si no lo hace debe repetir la auditoría.

Por eso, el rol del auditor requiere competencias técnicas, habilidades de comunicación, pensamiento crítico y un fuerte sentido ético y apegarse a los principios de la auditoria:

Quien queremos que nos audite (evalué o examine):

• El auditor que ya sabemos que nos va a poner 100 de calificación o nos va a dejar copiar del compañero, a sabiendas que no tenemos el conocimiento o nos pregunta criterios que ya sabe que si sabemos;
• Al auditor que nos va a reprobar para demostrar que es mejor que los evaluados y que él sabe más, y nos pregunta criterios que no aplican, o;
• El auditor que nos va a evaluar con los criterios que si nos aplican y nos va a dar un resultado objetivo con la seguridad de que si no “pasamos” nos dice porque claramente y si “si pasamos” no se siente mal por el resultado y en ambos escenarios tiene suficiente evidencia para soportar la conclusión de la evaluación.

En resumen

Las auditorías internas no son una obligación burocrática; son una palanca de valor. Bien diseñadas, ejecutadas y seguidas, pueden convertirse en una fuente constante de aprendizaje y evolución organizacional, que da confianza a la organización de que esta apegándose a las reglas y en caso de desviaciones tienen los datos suficientes para corregirlos y encontrar las causa raíz y mejorar el sistema de gestión. Auditar es aprender. Y aprender, es mejorar.