Seguramente usted piensa en las 5S’s como método para limpiar todo en su lugar de trabajo. Primer error. Hay que entender este concepto como una forma básica para estructurar una empresa de clase mundial. Y sí, puede ser que las 5S’s sean famosas porque nos ponen a limpiar en todos lados. Sin embargo, va más allá. Claro que es requisito tener orden y limpieza. Sin embargo, no es un concepto sobre limpiar en sí, sino es el de tener lo necesario sin tener que desperdiciar en recorridos, abastos, electricidad, etcétera. Esta metodología crea una cultura de productividad y alcance de resultados.

Pero ¿Qué son?

Seguro estará usted enterado ya de que existen filosofías japonesas tales como la TQM (y no, no hablamos de querer mucho a alguien), el Kaizen, Toyotismo, entre otras. Las adaptamos porque podemos observar cómo allá, en esa otra parte del mundo, las industrias y empresas mantienen su productividad, estatus, y disminución de defectos de una manera ordenada.

Es precisamente esto lo que ocurre con las 5S’s, siendo esa filosofía japonesa que sirve no sólo para fábricas, sino también en cualquier otro lado: oficinas, computadoras, organización de tareas, etcétera. Es la punta de lanza para introducir la mejora continua en cualquier lugar. Su misión termina siendo el optimizar el estado del entorno de trabajo, facilitar la labor de los empleados, y potenciar su capacidad para la detección de problemas.

Concepto entendido; ¿y con qué motivo?

Las tan amigables 5S’s sirven para evitar esa distracción que a usted le puede resultar incómoda porque las cosas no están en su lugar. Para que deje de entretenerse con otras cosas y pueda seguir trabajando, pues resulta que tiene todos los elementos disponibles; de esta manera verá cómo todos los objetivos que se proponga podrán ser conseguidos de una manera más fluida y accesible, y sus indicadores mejorarán positivamente. Dejamos, entonces, de preguntarnos dónde está X objeto que usted necesita para completar Y tarea; todo puede fluir directamente.

Introduciendo: las 5S’s.

Primera S: Clasificación

Separar innecesarios, eliminar lo que sea inútil. Aquí es donde clasificamos y separamos; de esta manera, usted observa y entiende qué es lo que sí es necesario, y la cantidad de ellos que se usará. Identificamos qué es lo que sí funciona y tenemos que utilizar, y le ponemos nombres y colores específicos a eso – a sus archivos, objetos, etcétera.

Segunda S: Orden

Situar necesarios. Se necesita poner un orden: qué va primero y qué va después. El sistema de calidad trabaja de manera similar, identificando los elementos y en qué orden se deben colocar para poder realizar tareas. Usted querrá localizar sistemáticamente toda clase de artículos en el área de trabajo, a fin de que estén listos y disponibles para cualquiera que requiera utilizarlos en cualquier momento.

3ra S: Limpieza

Suprimir suciedad. Como ya se mencionó, puede referirse a limpiar per se, pero usted ahora sabe que, dentro de las 5S’s, la limpieza va más allá: nos encontramos que el interés principal radica en eliminar cualquier polvo, suciedad, y duplicidad en el puesto de trabajo, así como en proporcionar los medios, reglas y controles necesarios para mantener estas condiciones.

4ta S: Estandarización

Señalizar anomalías. Aquí es donde se previene la aparición de la suciedad y el desorden estableciendo normas y procedimientos adecuados. Etiquetando y poniendo todo en su lugar es parte de encontrar las cosas con mayor fluidez.

5ta S: Disciplina

Seguir mejorando. Porque ya lo sabe, sólo es de seguir trabajándolo y mantener el buen hábito. Éste, una vez adquirido, mantenerlo adecuadamente en línea con los procedimientos correctos.

Lo cierto es que cada una de las S es fundamental para que el objetivo sea alcanzado, y hay que lograr que el cambio perdure. Artículos dañados, en desuso, u objetos que ya no se pueden reparar y se mantienen en el área provocan a menudo condiciones adversas en el ambiente de trabajo. No lo haga. Tome esta ideología como referencia y ponga el ejemplo. Verá impecable su lugar de trabajo y se le hará más cómodo trabajar, además de que encontrará los elementos que necesita más rápidamente.

Impacto positivo, indicadores positivos. A andar sobre la marcha, y fluir libremente. A trabajar.