Hace algunas décadas, tuve mi primer encuentro con las 5s al tener la oportunidad de trabajar en una empresa que ya había adoptado las filosofías japonesas desde hace tiempo. En aquel entonces, mi primer empleo fue en el área de desarrollo de productos. Pasaba mi jornada frente a la computadora, traduciendo los requisitos de los clientes, expresados en planos físicos, a dibujos más sencillos para su fabricación en la planta. 

Confieso que, en ese primer acercamiento, no comprendí completamente la esencia de las 5s. Este encuentro inicial generó en mí cierta resistencia hacia la adopción de esta metodología. Imaginen las auditorías a mi espacio de trabajo, incluso a las cajoneras, para verificar que la engrapadora estuviera debidamente etiquetada y ubicada en el lugar preciso. A esto le siguieron auditorías cruzadas con mis compañeros, evaluaciones y acciones correctivas. 

_{Referencia de la imagen: Rosso, J., & Gariglio, A. (Año). 5s Guía de Buenas Prácticas de Implementación. DocPlayer. https://docplayer.es/docs-images/80/81230966/images/53-1.jpg (Fecha de acceso: 1 de marzo, 2024)}

En otra de mis vidas pasadas, se repitió la historia, se tomaban fotos y se documentaba el cómo debía de estar mi escritorio, ya se imaginarán, nuevamente los dimes y diretes durante los procesos de auditoría, ¿que si debía estar o no esa carpeta allí?, ¿que por qué esta el monitor fuera de su lugar?, ¿por qué hay una taza en mi escritorio?, ¿qué si hay polvo?… las firmas de acuse de la auditoría, comentarios, reporte a mi jefe, y las consecuencias. Cada mes lo mismo, al final me hizo pensar en muchas ocasiones, o al menos cada mes de lo desvirtuado del ejercicio para el contexto en el que estaba. 

La manera en la que trabajamos ha cambiado, la metodología de las 5s se concibió para el espacio físico, con pequeñas adaptaciones se puede aplicar con el mismo éxito a los entornos de trabajo digitales con los que convivimos en la actualidad. 

Tomémonos un momento para reflexionar: ¿Cuántas versiones del mismo documento tienes en la misma carpeta? ¿Te has topado con archivos cuyos nombres parecen una sucesión interminable, como “ResultadosFebreroMKTVFFinalV2FinalFinal.pptx”? ¿Observas carpetas tituladas genéricamente como “Varios”, “Nueva Carpeta”, o “Nueva Carpeta(2)”? ¿Guardas tus archivos en una carpeta compartida y te siguen pidiendo el archivo porque no saben cuál es el bueno? 

En cuanto al manejo de datos, ¿con qué frecuencia te encuentras limpiando la misma base de datos debido a actualizaciones del sistema con “errores”? ¿Te ves en la necesidad de manipular los datos porque no se ajustan a tus necesidades? ¿Guardas tu propio informe en la computadora y, para darle ese toque personal, incorporas factores “mágicos” que solo tú comprendes? 

Si solicitas el mismo informe a 5 áreas diferentes, obtienes 5 versiones distintas y te preguntas ¿por qué? ¿Y por qué, en toda la organización, es el “Ing. Fulanito De Tal” el único poseedor de la verdad absoluta? Reflexionemos sobre estos aspectos, pues en estas preguntas yace la oportunidad de mejorar y optimizar nuestra gestión de información y datos en el entorno laboral.  

Las 5S son un conjunto de principios y prácticas de gestión japonesas que se enfocan en la mejora continua de la organización y eficiencia en el entorno de trabajo. Cada “S” representa una fase específica del proceso: 

1. Seiri (Clasificación): Implica identificar y eliminar elementos innecesarios del espacio de trabajo, manteniendo solo lo esencial. 

2. Seiton (Organización): Se refiere a organizar de manera eficaz los elementos necesarios, asegurando un flujo de trabajo ordenado y accesible. 

3. Seiso (Limpieza): Consiste en la supresión de suciedad y la mejora del nivel de limpieza en los espacios de trabajo para promover un ambiente saludable. 

4. Seiketsu (Estandarización): Involucra la creación de estándares y la señalización de anomalías para prevenir la aparición de suciedad y desorden. 

5. Shitsuke (Disciplina): Enfatiza la importancia de seguir mejorando a través de la disciplina y la constancia en la aplicación de los cuatro puntos anteriores. La disciplina es fundamental para mantener y mejorar continuamente los estándares establecidos. 

A continuación, algunos ejemplos de como podemos aplicarlos en nuestro espacio digital. 

1. Seiri (Clasificación): 

• Problema: ¿Cuántas versiones del mismo documento tienes? 
• Solución: Mantén una única versión maestra del documento y utiliza una estructura de carpetas con nombres claros, por ejemplo: “Documentos > Informes > Documento_Final”. 

2. Seiton (Organización): 

• Problema: ¿En qué versión de la presentación hiciste el cambio? 
• Solución: Establece un sistema de control de versiones, y asegúrate de que todos los cambios estén debidamente registrados. 

3. Seiso (Limpieza): 

• Problema: ¿Cuántas veces tienes que limpiar la misma base de datos que por sistema se actualiza mal? 
• Solución: Programa tareas automáticas de limpieza de datos utilizando scripts que identifiquen y corrijan registros duplicados o incorrectos. 

4. Seiketsu (Estandarización): 

• Problema: ¿Por qué si pides el mismo reporte a 5 áreas distintas vas a tener 5 reportes distintos? 
• Solución: Define un formato estándar para los informes y comunica claramente las estructuras de datos que deben incluir. Por ejemplo, establece una plantilla específica para los informes mensuales. 

5. Shitsuke (Disciplina): 

• Problema: ¿Por qué solo el “Ing. Fulanito De Tal” es el único en la organización que tiene la verdad absoluta? 
• Solución: Implementa un sistema de validación y aprobación de datos. Por ejemplo, establece un flujo de trabajo donde múltiples usuarios verifiquen y aprueben la información antes de considerarla como definitiva. 

Aplicar la metodología 5S en un entorno digital puede ser muy beneficioso. Al aplicar estos principios, se busca reducir la duplicidad de información, mejorar la colaboración, facilitar el acceso a la información actualizada y promover la consistencia en los procesos digitales. La disciplina en la aplicación de estos principios es fundamental para asegurar su efectividad a lo largo del tiempo. 

_{Referencia de la imagen: Zixuan Zhou © The Balance, 10 File Management Tips to Keep Your Electronic Files Organized, https://www.liveabout.com/computer-file-management-tips-2948083 (Fecha de acceso: 5 de marzo, 2024)}  

En el Centro de Competitividad de Monterrey tenemos como misión preparar, acompañar y consolidar el crecimiento de las empresas para mejorar su competitividad. Las 5s son esenciales para cualquier organización que quiera mejorar la eficiencia y la productividad. Cada empresa tiene sus propios escenarios y desafíos únicos, por lo que te invitamos a cursar nuestro taller 5s que ofrece la oportunidad de aprender a adaptar las metodologías a estas diversidades, asegurando que la implementación sea relevante y efectiva para cada negocio.